Oda Üyelik kaydının nasıl yapılacağı ile ilgili hükümler Oda Muamelat Yönetmeliği tarafından şu şekilde ortaya konmuştur.
Üyelik kaydı
Madde 5:
Kanunun 9 uncu maddesine göre odalara kayıt zorunluluğu bulunanlar işe başladıkları tarihten itibaren bir ay içinde bulundukları yerdeki odaya kaydolmak zorundadır.
Odalara kayıt talep üzerine yapılır. Ancak, bu maddenin birinci fıkrasına göre kayıt zorunluluğunu yerine getirmeyenler hakkında bu Yönetmeliğin 7 nci maddesi hükmü saklıdır. Odalara talep üzerine veya resen üye kaydı yapılabilmesi için kaydı yapılacakların ticaret siciline kayıtlı olması şarttır.
Hakkında üyelikten geçici veya uzun süreli çıkarma cezası verilen ve bu cezalara ilişkin süreleri tamamlanan üyelerden kayıt zorunluluğu bulunanlar, talep üzerine veya resen odalara yeniden kaydedilir.
Talep üzerine kayıt
Madde 6:
Odalara kaydolmak isteyen gerçek ve tüzel kişiler ile bunların şube ve fabrikaları doğrudan veya şubeler vasıtasıyla bulundukları yer odasına başvurur. Başvuruda bulunanlara oda kayıt beyannamesi verilir. Bu beyanname; tacirin gerçek kişi olması halinde kendisi veya akitle kendisine yetki verilmiş temsilcisi, tacirin tüzel kişi olması halinde ise yetkili organları veya yetkili temsilcileri tarafından doldurulup imzalanarak aşağıdaki belgelerle birlikte odaya verilir;
Gerçek kişiler için:
- Tescil ilanının yayınlandığı ticaret sicili gazetesinin aslı veya onaylı örneği ya da ticaret sicili tasdiknamesi.
- Onaylı ve fotoğraflı nüfus cüzdanı örneği.
- Noter tasdikli tescil talepnamesi.
- İkametgah ilmühaberi veya tezkeresi.
- Yeni çekilmiş üç adet fotoğraf.
- Vergi levhası veya vergi kaydını gösterir belge.
- Mevzuatla istenen veya Birlik ya da odalarca gerekli görülecek diğer belgeler.
Tüzel kişiler için:
- Tescil ilanının yayınlandığı ticaret sicili gazetesinin aslı veya onaylı örneği ya da ticaret sicili tasdiknamesi.
- Temsilcilerin noter tasdikli imza sirküleri.
- Temsilcilerin onaylı ve fotoğraflı nüfus cüzdanı örneği.
- Temsilcilerin yeni çekilmiş üç adet fotoğrafı.
- Temsilcilerin ikametgah ilmühaberi veya tezkeresi.
- Tescil ilanında yayımlanmamışsa noter tasdikli ana sözleşme örneği.
- Mevzuatla istenen veya Birlik ya da odalarca gerekli görülecek diğer belgeler.
Bu maddenin birinci fıkrasının (a) ve (b) bentlerinde belirtilen ve noter tasdik zorunluluğu aranmayan belgeler asılları görülmek, örneklerine aslı gibidir kaşesi vurulmak ve paraflanmak kaydıyla ilgili oda tarafından onaylanabilir.
Kayıt beyannamesinde belirtilen bilgilerin doğruluk derecesi ile işletmenin durumu gerektiğinde oda tarafından yerinde incelenir ve bu inceleme sonucunda bir tespit raporu düzenlenir.